Studieren und ein Unternehmen fuehren. Mit diesen Tools funktioniert der Spagat!

Jeder, der studiert und parallel dazu „auf einer zweiten Hochzeit“ tanzt, braucht vor allem eins: Eine gute Organisation. Der bauwillige Student muss Studium und Finanzen unter einen Hut bringen und gleiches gilt für all jene, die studieren und zugleich ein Unternehmen fuehren. Die gute Nachricht jedoch ist: Mit der Option Onlinestudium und den im Folgenden vorgestellten Tools kann auch dieser Spagat gelingen.

1.)    Eine Komplettlösung für die kaufmännischen Themen

Wer Studium und Unternehmertum kombinieren möchte, tut gut daran, in eine kaufmännische Komplettlösung zu investieren, die die Herausforderungen von Buchhaltung und Rechnungswesen ebenso managt wie komplexere Themen wie die Materialwirtschaft.

Wer seine Hausaufgaben beim ersten Anlauf richtig macht, der erspart sich das zeitaufwändige und nervenaufreibende Nacharbeiten. Dasselbe Prinzip gilt auch für die kaufmännischen Themen in einem Unternehmen: Wer Buchhaltung, Rechnungswesen, Lagerhaltung, Warenwirtschaft und Mitarbeiterverwaltung von Anfang an ordentlich aufgleist, der hat es im Tagesgeschäft deutlich einfacher. Lexware bietet hier drei verschiedene Systemoptionen an: lexoffice online ist die ein online-basiertes Rechnungsprogramm. Apps und Add-Ons ermöglichen eine bestmögliche Anpassung. Auch der Steuerberater wird sich darüber freuen. Ihm können direkt online Zugriffsrechte gewährt werden. Lexware financial office hat mehr Features. Wer aus dem Start-up- und Gründer-Status bereits entwachsen ist, findet hier eine Lösung, mit der selbst die Waren- und Lagerhaltung abgedeckt ist. Eine Kombination aus beiden Tools ist das Programm Lexware business.

Alle drei Programmvarianten ermöglichen mobiles Arbeiten und sind mit den Funktionen für die Rechnungserstellung, die Auftragsbearbeitung und die Buchhaltung ausgestattet. Wer speziellere Funktionen braucht, muss einen Blick in die Programm-Details werfen. Die online-basierte Lexoffice-Variante, die für Apple-Produkte verfügbar ist, nennt sich übrigens lexoffice App. Die App ermöglicht das mobile Scannen von Belegen. Die Buchhaltung funktioniert bei der reinen Online-Programm-Variante schnell und zuverlässig.

2.)    Virtuelle Assistenten nehmen diverse Aufgaben ab

Es ist das, was sich jeder Student manchmal wünscht: Einen freien Kopf, der mitdenkt, plant und kleinere Aufgaben einfach übernimmt. Je nachdem, welcher Dienstleister den virtuellen Assistenten stellt, kann dieser diverse Aufgaben übernehmen: Verwaltung, Recherche sowie die Pflege von Datenbanken oder das Anfertigen von Online-Inhalten kann von einem entsprechend geschulten virtuellen Assistenten übernommen werden.

Ein virtueller Assistent ist wie eine virtuelle Sekretärin in der Online-Welt

Die Vorteile eines virtuellen Assistenten liegen in der Flexibilität. Meist agieren die virtuellen Assistenten auf Zuruf, sprich: Wenn’s eng wird – beim MBA-Studium oder im Unternehmen – sind sie im Handumdrehen zur Stelle. So können sowohl Hochzeiten im Unternehmen – wenn beispielsweise das Weihnachtsgeschäft anläuft – oder an der Uni, wenn die Prüfungszeit beginnt, gut austariert werden. Die Kosten sind kalkulierbar und überschaubar. Durch den hohen Marktdruck ist die Qualität oft ausnahmslos gut. Sandra Holze hat einige nützliche Links zusammengestellt.

3.)    Wer sich online bewegt, sollte auf Automatismen setzen

Wer ein Online-Business neben dem Studium vorantreibt, wird vermutlich viel Zeit in die Arbeit in sozialen Netzwerken investieren. Effektiver wäre diese Aufgabe allerdings, wenn ein Tag oder ein paar Stunden für die Vorbereitung aller Social-Media-Bewegungen genutzt werden könnten – und der Rest läuft einfach automatisch. Und siehe da: Tools, die eben dazu gemacht sind, gibt es wirklich. Die App Later beispielsweise ermöglicht die Planung von Posts auf Instagram. Beliebte Social-Media-Management-Tools sind auch Meet Edgar, Buiffer und Hootsuite.

Automatische Vorgänge sind auch nötig, um effizient zu arbeiten und die kostbare Zeit nicht damit zu vergeuden, mit einer Vielzahl von Tools zu arbeiten. Um das Ziel zu erreichen, automatisierte Workflows in die Arbeit zu integrieren, kann Zapier ein hilfreiches Tool sein. Es kann beispielsweise E-Mail-Programme wie Gmail mit Orga-Tools wie Trello verknüpfen. Richtig programmiert, kann das Programm automatisch Dateien speichern, den User informieren und viele weitere kleine Schritte übernehmen.

4.)    Organisation ist alles. Aufgaben, Rechte und Rollen müssen festgelegt sein

Das gilt für Termine, Aufgaben und auch für die vielen Online-Kanäle, die idealerweise automatisiert bestückt werden.

Ein aktuell sehr beliebtes Orga-Tool wurde bereits erwähnt: Trello. Trello funktioniert wie ein überdimensionales schwarzes Brett mit zahlreichen Haftzetteln und einem entscheidenden Vorteil: Jede Notiz ist lesbar, weil sie nicht handschriftlich niedergelegt wurde. Das schwarze Brett ist via App auch mobil jederzeit verfügbar. Und es lässt die parallele Organisation von Studium und Unternehmertum bestens zu.

Die Organisation erfolgt über Boards, Listen und Karten. Trello ist mandantenfähig, das bedeutet, dass es möglich ist, anderen partiell einen Zugang zu einem Board zu geben. Nutzbar wäre dieses Feature beispielsweise für eine gemeinsame Projektarbeit mit Kommilitonen. Online kann jeder seinen Teil der Gemeinschaftsarbeit hochladen. Auch To-do-Listen lassen sich hier spielend einfach integrieren.

Eine analoge Nutzung in der Unternehmerwelt wäre beispielsweise die partielle Freischaltung für engagierte Freelancer. Eine To-do-Liste für den Programmierer und eine To-do-Liste für den Texter könnten zentral abgelegt werden und ermöglichen allen Seiten ein selbstbestimmtes und dabei zugleich transparentes Arbeiten.

Eine Alternative zu Trello, die im Jahr 2017 von sich reden machte, ist das Open Source Programm Wekan. Die t3n-Redaktion erklärt: „Sieht aus wie Trello, funktioniert wie Trello.“

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